Struktur organisasi Fakultas Ilmu Budaya UB didasarkan pada PP Nomor 66 Tahun 2010 tentang Penyelenggaraan dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi, Permendiknas Nomor 85 Tahun 2008 tentang Pedoman Penyusunan Statuta PT dan Statuta UB Tahun 2009 sebagai berikut :
tatapamong

Di dalam struktur organisasi FIB, Dekan sebagai pimpinan fakultas memiliki lingkup kerja untuk mengendalikan, memimpin dan mengawasi pelaksanaan kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan visi dan misi fakultas. Dalam pelaksanaan tugas tersebut, Dekan dibantu oleh Pembantu Dekan Bidang Akademik (PD I), Pembantu Dekan Bidang Keuangan dan Kepegawaian (PD II), dan Pembantu Dekan Bidang Kemahasiswaan (PD III).
Ketua Jurusan bertugas membantu Dekan untuk melaksanakan kegiatan operasional jurusan yang meliputi pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Dalam tugas sehari-hari, Ketua Jurusan dibantu oleh seorang Sekretaris Jurusan dan berkoordinasi langsung dengan empat orang Ketua Program Studi (Kaprodi). Kaprodi tersebut bertugas untuk mengkoordinasikan para dosen prodi dalam melaksanakan program dan kegiatan prodi terkait dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Selain para Pembantu Dekan dan Kajur, Kepala Tata Usaha (KTU) juga berkoordinasi langsung dengan Dekan serta membawahi empat orang Kasubag dan satu orang koordinator PSIK. Tugas, wewenang dan tanggung jawab dosen FIB dapat dilihat secara rinci dalam Lampiran. FIB juga memiliki unit-unit penunjang, yaitu : UPT Lintas Bahasa, Self Access Center (SAC), UPT P2KN, Badan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (BPPM).
Berkaitan dengan Tata Pamong internal, secara informal prodi memiliki struktur organisasi sendiri. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan kemandirian, efektivitas dan efisiensi kinerja prodi.
Pemilihan Ketua Program Studi dilaksanakan dengan mekanisme yang demokratis dan terbuka. Nama calon Ketua Prodi ditentukan melalui rapat prodi yang dihadiri oleh seluruh dosen. Penentuan nama calon dilakukan dengan berbagai pertimbangan, antara lain pengalaman dan kompetensi. Calon yang telah disepakati kemudian diajukan ke tingkat fakultas. Ketua Prodi terpilih disahkan oleh Dekan untuk masa jabatan selama 4 (empat) tahun.
Setiap unit kerja dalam program studi dapat memberikan masukan kepada Kaprodi sebagai salah satu upaya memperbaiki kualitas kinerja sistem tata pamong di tingkat prodi. Hal tersebut dilakukan dalam bentuk rapat rutin maupun pertemuan informal yang disesuaikan dengan kebutuhan. Program Studi secara rutin mengadakan rapat untuk membahas kegiatan, melakukan evaluasi dan mencari solusi untuk permasalahan yang dihadapi. Rapat tersebut dilakukan secara periodik (1 bulan sekali), dan bila dipandang perlu maka didiselenggarakan juga rapat tambahan di luar jadwal rutin. Hasil rapat tersebut diimplementasikan dalam kegiatan akademik dan non-akademik program studi.
Untuk pendanaan kegiatan prodi dibahas dalam rapat anggaran tingkat fakultas, mengingat bahwa pengelolaan dana dilakukan secara terpusat di tingkat fakultas. Mekanisme pengajuan dana untuk program dan kegiatan prodi dilakukan dengan cara sebagai berikut :
• Rapat internal prodi untuk menentukan program kerja dan anggaran yang diperlukan.
• Kaprodi mengkonsultasikan hasil rapat internal tersebut ke tingkat fakultas melalui Rapat Anggaran rutin.
• Kaprodi menindaklanjuti saran dari pihak manajemen fakultas yang berkaitan dengan kebijakan pengalokasian dana untuk setiap kegiatan prodi.
• Kaprodi melaporkan hasil setiap kegiatan prodi yang mempergunakan dana fakultas.

Salah satu contoh program akademik yang memerlukan transparansi adalah penyusunan kurikulum. Penyusunan kurikulum dilaksanakan berdasarkan kebijakan tingkat universitas. Langkah yang ditempuh meliputi sosialisasi dari pihak fakultas, kemudian dibahas di tingkat program studi dengan melibatkan seluruh dosen. Rancangan kurikulum dibahas dalam beberapa kali rapat koordinasi internal dan dikonsultasikan ke pihak fakultas. Revisi dilakukan berdasarkan umpan balik dari pihak fakultas hingga tersusun versi akhir rancangan kurikulum yang disetujui oleh pihak manajemen fakultas. Rancangan akhir tersebut diterapkan dan dievaluasi secara periodik untuk disesuaikan dengan kebutuhan.
Pembagian matakuliah dan beban SKS setiap dosen ditentukan berdasarkan bidang ilmu dan kompetensi masing-masing melalui rapat koordinasi internal. Hasil keputusan rapat tersebut selanjutnya diajukan ke tingkat jurusan dan fakultas. Pengesahan pembagian matakuliah setiap dosen diwujudkan dalam bentuk surat tugas mengajar dari Dekan. Pelaksanaan perkuliahan didokumentasikan dalam bentuk presensi yang berisi uraian materi yang diberikan pada setiap pertemuan dan rekapitulasi kehadiran mahasiswa. Pada setiap akhir semester, evaluasi setiap perkuliahan diejawantahkan dalam bentuk kuesioner mahasiswa untuk menilai kinerja dosen. Sedangkan evaluasi antar kolega dilakukan dalam rapat akhir semester.
Konsultasi akademik mahasiswa difasilitasi dengan ditetapkannya dosen Pembimbing Akademik untuk setiap mahasiswa. Konsultasi secara formal tersebut minimal dilaksanakan sebanyak 3 (tiga) kali tiap semester, yaitu di awal, tengah dan akhir semester. Konsultasi tersebut didokumentasikan dalam bentuk Buku Kendali. Selain itu, mahasiswa dapat melakukan konsultasi informal dengan dosen berdasarkan kebutuhan dan kesepakatan.
Koordinasi antara program studi dengan Himpunan Mahasiswa Program studi (Himaprodi) dilaksanakan terkait dengan program kegiatan mahasiswa. Bentuk koordinasi tersebut meliputi antara lain sosialisasi informasi lomba dan acara, serta pembimbingan baik secara formal maupun informal. Sebagian kegiatan Himaprodi turut melibatkan dosen sebagai penasehat.